徐冬 上海理工大学管理学院
由于全球经济大萧条造成部分船舶运输企业经营困难，导致船代企业面临更多的经营风险。其中由于船代在备用金制度及其管理原则执行方面的疏漏造成的损失也不断增加。文章通过对备用金制度及其管理原则的阐述，以期提高对此的问题认识。
船舶在港口发生的费用基本上是通过船舶代理人支付给口岸各有关单位。通常在船舶离港前，委托方将预估的船舶在港发生的费用汇至或预存一笔金额到船代指定的帐号，用于其支付船舶在港发生的费用、船员借支、代理费以及处理有关特殊事项的备用款项。实际业务中将事先汇至或预存的金额称为备用金(advance disbursement)。
在不定期船舶代理中，除另有协议或特殊情况外，代理关系建立后，委托方或第二委托方必须及时将备用金汇至代理人指定账户，否则由此造成船舶延误及其他损失或费用均由提出委托的一方负责。实践中，对第一次建立代理关系或其经营的船舶偶尔来港的委托人委托的航次代理，船代一般都要求备用金到账后才安排船舶离港；而对经常有船舶到港并且信誉良好的委托人，船代并不一定照此办理。备用金的索汇工作直接关系到船舶进港作业的安排和离港后的财务结算。
一、备用金索汇的原则
船代为防止备用金不足以支付船舶在港发生的各项费用，经常索汇比实际需要更多的备用金。如果备用金超出船舶在港发生的费用，超出部分还要退还给委托方。
备用金的管理需要船代企业内各环节之间的相互合作。外勤业务员掌握船舶现场作业情况，如果发生现意外事件和发生额外的费用，应及时向备用金管理人员反映，以便备用金管理和视情况作好增汇工作。
实际工作中，备用金金额就有可能影响到委托方选择代理的决策。备用金索汇原则是总体考虑船舶吨位、船舶装卸货物的数量、船舶待泊情况以及特殊委办事项，及时和略有宽裕地索汇备用金。
二、明确委托方和索汇对象
船代索汇时，首先应明确委托方和索汇对象。如果代理人对索汇对象不明确，可以参照以下办法判定索汇对象：
1.定期租船和航次期租情况下，租船人为委托方，则租船人为索汇对象。
2.航次租船情况下，船东为委托方，则索汇对象为船东。
3.租约规定船舶港口代理人由船东指定，租船人又不负担港口使费，则船东为委托方，索汇对象为船东。如果租船人要求船舶代理人办理有关业务的，则租船人可以成为第二委托方，船舶代理人可索要第二委托方代理费。
4.租约规定船舶港口代理人由租船人指定，船东不负担港口使费，则租船人为委托方，索汇对象为租船人。
5.租约规定船舶港口代理人由租船人提名，但由船东委托并支付港口使费，则船东为委托人，船东为索汇对象，租船人如委办事项按第二委托方代理关系办理。
6.租约中如无明确规定，负责委托代理及港口使费一方为委托方，即其是索汇对象。
7.如果租约中规定有关的特殊费用非由委托方承担，则这些特殊费用的索汇对象就是租约中订明的承担方。
2009 年，上海某海务合作公司以朝鲜某海运公司总代理的名义委托上海某代理公司作为海运公司所属SYS 轮在上海港的代理。约定包括代理费在内的港口包干费用为2300 美元，特殊费用以实际发生为准，按有关发票结算。但该船代没有实际查明海运公司与合作公司之间是否存在船舶总代理关系。船代接受合作公司的委托后为SYS 轮办理了进港手续，安排港作业，移泊等工作。而且船代按合作公司的指示为船舶供应了相应的淡水和食物，并垫付了交通费等费用，共计发生港口使费5955 美元，合作公司确认上述费用。在此期间，因另外一起案件，海事法院扣押了该船并拍卖该轮。船代以债权人的身份向法院申请债权登记并提起诉讼，请求法院判令海运公司赔偿垫付的港口使费5955 美元并承担诉讼费等法律费用。
庭审中海运公司出示证据表明SYS 轮在船代代理期间已经租给朝鲜某船务公司，在租约中规定该轮的航次运营成本包括港口使费均由船务公司承担。另经法院调查，合作公司作为SYS 轮在中国港口的总代理的委托来自船务公司而非海运公司。
法院经审理认为，合作公司以海运公司总代理的名义委托船代进行代理业务，船代并为船舶垫付了相关费用，但船代未能提供证据证明海运公司与合作公司之间存在代理关系。根据《民法通则》第66 条规定判决：驳回船代诉讼请求。
船代公司转而要求合作公司承担责任。直到此时合作公司才知道委托其作为SYS 轮在中国总代理的船务公司并不是该轮的所有人。但由于该轮被扣押后船务公司断绝了与合作公司的业务关系并拒绝支付该轮的港口使费加之合作公司的资信较差，船代公司只从其处催要到百[来自WwW.lw5u.cOm]分之三十的欠款。
分析本案风险，其产生的原因有如下三点：
（1）本案中，船代公司在接受委托后对合作公司的财务和信用状况毫无了解就冒然垫付相关费用，违反了备用金制度和其管理原则。为该船代的风险埋下了隐患。
（2）朝鲜某海运公司将SYS 轮期租给朝鲜某船务，依租约船务公司承担港口使费在内的航次成本并由其委托港口代理。因此委托SYS 轮在上海港代理的就应该是船务公司而不是海运公司。
（3）在合作公司不履行费用的支付义务的情况下，船代没有要求其提供SYS 轮船东总代理的授权文件，就必然不知道SYS 轮的真正船东是船务公司。由此造成了船代风险和最后无可挽回的经济损失。
由此案例和风险分析[来自wWW.lw5u.coM]可见为避免类似风险：对第一次建立代理关系或其船舶偶尔来港的委托人，船代人应先索取比实际需要更多的备用金，如备用金超过实际发生费用，超过部分再退还给委托方。这样虽然增加了船代自己的工作但可确保不会因为垫付的费用无法收回而造成损失。
总之，严格遵守备用金制度和其管理原则在船代规避经营风险中有非常重要的作用。其次，由于委托方真正身份关系到船舶备用金索汇和结算及港口使费的最终支付，船代公司在接受业务委托时对委方身份的识别非常关键和重要。