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摘要：机打发票随着社会和经济的发展，以它便于企业使用和管理，便于国家财税部门的检查和监控的优势，在日常社会生活中和企业日常经营管理中日渐占据了主导地位，它不仅关系到企业兴衰，还影响到国家的税源。因此，加大对机打发票的日常管理显得尤为重要。
关键词：机打发票企业日常管理开票系统
发票作为商品或劳务交易的重要原始凭证，不仅起到业务流转载体作用，更是国家关等财务监督管理部门控制税源，审查账务的重要源头。每个企业不分大小，只要持续经营每天都会来来往往，进进出出的与发票打交道。由此可见发票是企业经营过程中不可或缺的原始凭证。随着电脑技术的应用、普及，机打发票占据了绝大比例，手写发票似乎已退出了历史舞台。机打发票给客户带来了方便快捷，同时也给窗口服务企业发票的管理提出了更高的要求。
企业在日常发票管理中，应实行专人专管，分级授权制度，（建议使用二级授权，这样既不繁琐，又起到[来自wwW.Lw5u.coM]了监督管理的作用。）为了加大监督核算力度，应将窗口收费员用的收费系统软件与财务核算软件做端口对接，形成“车动铃铛响”的互动局面，只要窗口一开据发票既默认为收入，形成记账凭证传给财务，这是杜绝发票和收入外流的前提。因此，在企业日常发票管理中，建议从以下几方面着手：
一、机打发票的领用
1.企业在税务机关购入发票后，应先进行纸质实物入库，再进行电脑开票系统登记入库。既由发票总管理人将购入的发票按号段先后顺序登记在《发票领用薄》上。
2.领用时，各营业网点的分管人到总管理人处领取，领取时需在《发票领用薄》上签字，总管理人按照分管理人领用的发票代码及发票号段在电脑上进行分发，既授权给分管理人。
3.分管理人回到营业网点后再将从总管理人处领用的发票按上述步骤分次分量发给窗口收费人员，也就是授权给窗口收费人员。这时窗口收费人员才可以使用发票，未经授权的发票是无法使用的，这在一定程度上杜绝了发票的外流和收入的外流。
因为只要是发出的发票，每一张票号都已经通过授权的方式在电脑里进行了登记。
4.所有机打发票在领用时必须由相关人员查看编号是否连续，有无中断，三联是否齐全。
5.领用的发票一定要由专人专用专管，以免混乱造成使用错误。
二、机打发票的使用
1.所有新授权的机打发票收费人员在首次使用时，既填开第一张发票时都必须将纸质票面的发票代码及发票编号输入，以后各张发票则既不用输入代码也不必输入发票编码，直接填开即可。
2. 窗口收费人员填开发票前必须仔细核对纸质发票号码是否与电脑开票系统显示的号码一致，确认一致后方可填开，防止串号，错号现象发生。
3.机打发票必须在开票系统中机打填开，手写、描写无效。
4.填开机打发票时不得超出发票填开限额，否则发票无效（纸质票面只显示小写金额，而没有大写金额，这也是检查发票是否超出限额填开的依据）。
5.发票名头必须正确填写公司或单位的全称，不得填写公司或单位简称和涵盖较多的词汇如办公室，煤炭局，某某公司等。
6.发票上面所有填开项目不允许空白不填。
7.所有信息填写完，要与用户进行核对，准确无误后，再将收到的用户所交的款项与所开据的发票金额进行核对，无误后将发票联给用户，随即将记账联对齐按收费的顺序贴在原始凭证粘贴纸上（最好事先规定每张粘贴纸上允许粘贴记账联的张数，如50 张或者更多），存根联也按顺序单独放好等待够100 张装订成一本。
8.打印过程中，如出现发票褶皱、破损、串行或打印结束时发现发票内容填开错误，不得涂改，则必须作废处理。
9.不管何种原因，作废发票不得撕毁、丢弃，必须先在电脑开票系统上进行作废标示处理，然后再将纸质发票各联次上加盖有“误填作废”、或“作废”字样的章，并将各联装订在一起与正常使用的存根联每100 组装订成一本，返给财务。电脑开票系统作废与纸质发票作废必须同时进行，以免虚增收入。提醒窗口收费人员必须这样做的必要性在于：如果电脑开票系统中本应作废的发票未作废，则虚增了当天的营业收入；若纸质发票未作废，则造成当天的现金短款。总之，每天营业结束，窗口收费人员都要进行三核对：既将收到的现金与手中的发票记账联金额及电脑开票系统中的有效发票金额进行核对；手中剩余的未用纸质发票与电脑开票系统中标记为未用的发票数量及编号进行核对；纸质作废发票与电脑开票系统中标记为作废的发票进行数量及号码核对，以确保当天操作准确无误。若经核对发现错误，则应立即找出错误原因，报给开票[来自WwW.lw5u.Com]系统管理人员，寻求解决问题办法，不得私自处理；若核准无误后，则将钱款及贴好的记账联作为原始凭证交给来收款的财务人员。财务人员将此原始凭证与财务软件自动生成并传过来的记账凭证进行核对。确保每张发票对应一份钱，避免不交款套取发票，或收款不开发票，截留收入现象。形成收费窗口与财务相互监督制约的格局。
三、机打发票的返还
机打发票返还有两种：一种是已用发票存根联的返还，另一种是未用的空白返还。(1)已用发票存根联返还是，要求每100 组装订成一本，每本装有封皮。封皮内容应包括：使用网点名称，机打发票使用日期，机打发票起止编号，有效使用组数，作废组数及编号，发票使用人，验票人，复核人，返还日期等。使用人要实事求是填写上述内容，不得有空白项。相关人员签字、盖章后交由总发票管理人。总发票管理人严格按发票装订封皮上的信息进行复核，确认无误后签字盖章，并在“发票领用簿”上进行返还登记。这些返还回来的机打发票存根联，由发票总管理人按照各网点领用时的顺序排列好，每10 本打成一捆，并根据发票箱的大小决定每箱固定装箱捆数及本数。装好箱后，在箱面上贴好含有箱号、此箱发票起止编号的标签，集中存放，以便验旧及税务检查时翻阅。(2)未用空白发票返还时，在机打发票使用人提出未用返还时，分管人应认真进行帐实核实，即将使用人返还的纸质实物发票数量及编号与电脑发票系统中的未用空白发票数量及编号进行一一核对，核实准确后，在开票系统进行返还操作，同时在“发票领用簿”上进行登记，并收回纸质发票。在这个流程中，值得注意的是：这些返还的未用返还发票，在下次领用下发时，一定要重新入库，否则无法授权成功，系统会提示此部分发票不存在。
四、机打发票使用及管理中应注意的问题及建议
在企业日常发票管理中，要严格执行国家有关的发票管理的政策法规，自觉自动的按章行事。
1.不得转借、转让、私开发票，不得虚构经济业务活动，虚开发票。更不能超出企业经营范围填开发票。
2.不得丢失、损毁、擅自销毁发票。如果发生丢失，必须与丢失的当天书面报告税务局，并在报纸和广播电视等传播媒体上公告声明作废。
3.填开的发票单位名称必须与付款单位名称一致。据实开具，拒绝为用户变通。
4.对于先开发票，后付款的特殊情况，填开前应由业务人员填写“机打发票申请表”，表中写清申请开票的单位名称，开票原因，开票金额，开票日期及批准人、经办人。经批准人批准后，由业务人员找专门负责填开此类发票的人填开，此人负责向业务人员追踪款项。这类业务应设定一定回款期限，限期内未能回款的，就要由业务人员追回发票，作废。
5.个别用户会以各种理由及优惠条件诱使企业为其变通，发票联单联大额开具。即用废旧的发票联附在记账联上小额开具，以多进成本费用。还有部分用户想偷逃税款，向企业提出错位开具要求，以得到大头小尾的发票。对于此类违法违规行为企业应坚决杜绝，不要受蝇头小利之诱。
五、机打发票的验旧
我国发票实行验旧售新的制度，机打发票也不例外。因此，企业在日常发票管理中要积极主动的按照税务机关的规定按月或按季与税务专管员联系，进行发票验旧。机打发票验旧不仅关系到售新，更是对企业机打发票在使用过程是否正确无误的一种监督和检查，便于企业发现不足，及时纠正、改正，是企业发票机打管理中的不可忽视的重要环节，一定予以足够的重视。
总之，机打发票的使用，加强了发票管理的监管力度及发票本身使用的安全性，很大程度上防止了空白发票流失，虚开发票等违法行为的产生。对加强企业日常经营行为的管理起到了决定性的作用。由此可见，对企业来讲，加强机打发票的日常管理是企业经营活动的必修课，必须重视起来。