梁琛 李占平 河南省洛阳市栾川龙宇钼业有限公司
摘要:企业档案管理工作，[来自WwW.lw5u.Com]是一项重要的基础性管理工作，对企业的健康可持续发展发挥着无可替代的作用。文章从企业档案管理工作对企业发展的重要意义入手，论述了档案管理工作如何创新思维，建立完善的管理体系。同时，文章又在加快企业档案信息化建设，规范档案管理行为方面提出了初步见解，从而进一步规范企业的档案开发利用和管理工作。
关键词:企业；档案管理
一、档案管理工作的重要意义
档案管理工作对现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作，就必须立足于企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，立足于服务领导、服务公司、服务基层，使档案管理工作更好的为企业发展服务。1.管理与运营方面的作用。档案是企业管理工作的重要工具，企业任何规章制度的出台，都是建立在原有管理系统的基础上，充分发挥档案的作用有助于计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平；同时档案又是企业业务活动的记录，具有凭证和参考作用，档案整理与运营工作相互促进，才能不断提升项目的管理水平和盈利能力。
2.企业文化宣传作用。档案是一个企业发展变革的记录和见证，因此，档案是企业文化的重要组成部分。通过企业的档案我们能够了解到企业的成长历程，企业的核心价值观，文化氛围等。从档案文件阅览中，让员工产生了凝聚力向心力和归属感责任感；让客户更真实理性的了解一个企业。
3.法律保障作用。档案是当时、当地和当事人在业务活动中形成的原始记录，真实可靠，是令人信服的真凭实据。能够保护企业、员工、业主合法权益不受侵害，明确各方面的责任，减少不必要的纠纷。
二、建构企业档案管理体系
1.建立档案管理组织机构
（1）建立完善的档案管理体系，明确档案业务管理归属做好档案工作有两点：一方面要领导重视，依靠领导，依靠各部门、各单位抓档案；另一方面及时搞好提醒服务，经常向领导汇报工作情况，反映工作中存在的问题和需要解决的问题，让领导把档案工作视为本职工作，尽职责的管理及自觉履行。在专职管理部门的基础上，企业各部门内部指定专职档案人员，负责各部门的档案管理。企业档案室还要对分公司的档案工作进行指导监督，并通过指导、培训、检查、督促等使分公司顺畅的完成各项档案工作，确保档案工作各环节责任的明确、规范，实现了良性互动和闭环。
（2）建立健全档案管理制度，不断完善法律、法规体系档案管理人员要认真学习贯彻、执行档案法律、法规、规章制度。认清自己的职责范围、任务要求，通过规范抓与抓规范相结合，保证档案工作科学化、制度化、规范化、程序化。规范制度、完善机制、规范行为、规范服务，注重建立健全各项法规、制度、标准，形成一套完整的档案规章制度。完善档案工作流程，有序高效地开展工作，通过规范抓与抓规范，进一步促进档案工作规范化建设。
建立健全档案管理制度，要着重于制度的实践可操作性和精细性，避免制度流于形式。同时，要根据新的新理念、新技术、新标准和新要求，实时进行更新和修正，不断的提高企业档案管理。用制度约束和强化档案资源的前端控制，加强档案资源的收集和管理，确保档案资源的完整性和准确性。
（3）加强档案工作队伍建设
首先，健全档案工作队伍用人机制。一要完善人才录用机制，引进录用一些有文化专业知识，有专业技术技能、热爱档案工作的人才，充实档案管理队伍，为档案管理工作上提供人力保障；二是完善人才使用机制，敢于大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年轻干部，同时要建立人才使用制度，做好档案人员的稳定工作，促进档案工作的持续稳定发展；三是完善人才考核机制，要在档案工作中推行目标化管理，健全激励机制，充分调动档案人员的工作积极性，科学制定岗位目标责任制，形成一种理解、尊重档案管理人员的良好风气,从而推动档案管理发展。
其次，加强档案人员教育培训，提升实战技术。为建设一支素质高、业务过硬的档案工作队伍，档案部门要有计划、有步骤、分层次地开展档案人员岗位培训和继续教育，完善档案教育体系，为档案人员提高业务素质创造条件和提供平台。档案人员要努力学习档案法律知识和档案专业理论知识，学习现代化技术、知识，不断了解当今世界科学发展的趋势，注意学习和掌握新知识、新技能，特别是计算机和网络时代档案工作的知识和技能，为做好档案工作打下坚实基础，以不断适应新时期档案工作发展中面临的新情况、新问题。在此基础上，还要鼓励档案人员勇于探索档案管理和档案工作的客观规律，营造良好的档案管理工作学术氛围。
2.做好档案设施管理工作
（1）面对自然灾害做好档案安全防范工作。面对自然灾害要做好档案安全防范工作，做好档案安全防范工作首先要健全档案系统自然灾害应急处置机制。启动档案管理防范预案，加强和规范组织领导、工作职责、应急准备、救助等各方面的工作，使灾害应急处置在制度上有保障；二是全面提升档案工作人员的安全防范意识，档案部门应组织档案工作人员定期进行针对性训练；三是提高档案建筑本身的防灾能力，在档案库房配备上安全监控系统、消防系统、温湿度自动监测及空调设备，最大限度的防止或减少灾害对档案室的损毁。
（2）档案管理部门做好数据备份工作。做好档案数据备份工作。首先是定期对重要的档案数据进行备份（至少两份）；第二，档案数据的备份数据不能随意更改，要完整、准确地存储到不可更改的介质上，并设定保存期限；第三，对读取数据的软件或系统也要进行备份，防范因技术淘汰致使备份数据不可读取的风险；第四，定期对备份数据进行恢复试验以及可读性检查，确保备份数据正确无误，备份数据完整可靠；第五，进行规范管理，制作完成数据备份后要详细记录数据的属性、数据量、数据存储位置以及备份时间等相关信息；第六，产生新的备份数据后，删除已经确定失去效的备份数据，释放存储空间；第七，重视备份数据的场所，作好防火、防热、防潮、防虫等安全措施。
3.规范文件材料归档范围及保管期限
档案管理工作的主要环节包括收集、整理、立卷、移交、归档、编目、保管、利用和销毁九个方面，收集和整理是档案管理工作的基础和关键。为了确保档案信息完整性，对一些重要类别的[来自WwW.lw5u.com]档案进行评估。
（1）明确资料收集范围，确保完整、准确、系统。按照《中华人民共和国档案法》对档案实体进行分类，明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求、归档控制措施、档案销毁工作组织、职责、原则、方法和时间等要求、统计内容、统计要求和统计数据分析要求、档案提供利用的方式，规定查(借)阅档案的权限和审批手续，提出查(借)阅档案的要求及各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进(出)库要求、库房管理要求和库房管理员职责等。对移交文件资料进行审核管理，凡质量基本合格的，写上档号和年度，分别入库上架，系统排列；如质量较差，则适当加工，调整或重新分类组卷进行分类、排列、编目，全宗内档案的分类，一般采取按年度结合问题（或组织机构）的方法，分类保持前后一致。对收集的零散文件，按全宗、年度分别整理装入有关卷内。立卷做到科学规范，保管期限划分准确；案卷标题准确、简练、通顺；卷内目录、案卷目录、案卷封面的填写做到字迹工整、清晰、耐久；装订牢固、美观；编号也没有出现重、错、漏、跳号。有目的、有计划地对档案中用圆珠笔、纯蓝墨水书写或复写纸打印的文件材料进行复制，对破损的档案进行裱糊抢救。整理完毕的档案，编目后经消毒杀菌方可入库排列上架。
（2）档案保管工作。档案保管是档案业务工作环节之一，中心任务是维护档案的完整与安全，具体任务有三项：一是防治档案损坏；二是维护档案安全；三是延长档案寿命。档案库房要具备保管保护档案的设备设施，并且对已归档档案建立了符合规范要求的全宗卷，各类档案卷皮、封面、脊背也都填写清楚规范，使之科学有序的排放，便于查找。严格执行档案防火、防光、防尘、防虫霉防盗、防高温、防湿等措施；建立了档案灾害应急预案，纳入单位应急管理体系。
（3）文件鉴定工作。文件鉴定包括以下四个方面：一是文件齐全性鉴定。将文件清点并与相应年度收、发文簿认真对照，统计出当年文件收集齐全率。二是文件完整性鉴定。所接收文件中有无其它缺件、缺页、残页或其它污损现象。三是文件价值鉴定。将全部接收的文件区分出应归档文件和不归档文件两大部分，并对文件进行鉴定。四是归档文件技术鉴定。将全部归档文件逐份鉴定，确认定稿是否签发，正本是否盖章，合同协议手续是否完备齐全等。对文件鉴定中发现的问题，应向移交人员及时确认，采取补救措施。
4.档案现代化管理与开发利用
（1）利用档案管理软件做好档案归档管理工作。档案整理的目的是为了便于查询、利用，要充分运用计算机及档案管理软件技术，将整理好的档案按不同类别保存在档案目录数据库里，建立齐全、完整的档案目录中心，增加检索层次为查询利用提供检索途径，在计算机和档案管理软件支撑下能提供高效灵活、快捷的检索功能，使档案的利用得以实现。运用机算机辅助，利用档案管理软件做好档案归档的方法为企业提供了更高效、简便、准确的工作工具。
（2）突出“实时性”和“利用性”是档案管理的重点。除了体系、制度、人员和岗位流程作保障外，在实践中还需要不断落实，实时控制、利用、反馈，不断的加以完善和改进来推进档案管理的规范化，档案工作的最终目的是为企业服务，所以追求档案规范化管理，重点应放在档案的“实时性”和“利用性”上，把为企业提供利用服务作为出发点和归宿点。作为档案管理人员，应打破“坐”、“等”的传统被动服务方式，积极主动地为企业提供服务。开展档案科技项目的研发，为企业领导提供决策参考、服务企业经营发展等方面发挥积极的作用。
三、推进管理创新，规范档案管理工作
创新也是档案工作进步的灵魂和发展不竭的动力，档案工作人员要用创新的精神状态和思想观念抓起档案工作创新。注重工作研究，坚持与时俱进，不断研究新形势、新问题，不断总结新方式、新方法，力求在理论上不断有所创新、实践上不断有所突破，只有及时地掌握这些变化，才能把握好档案服务工作的时机，及时准确地为利用提供所需要的档案材料。
1.技术创新。信息化时代，计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种因素，都会造成计算机系统的破坏，导致存储数据被破坏或完全丢失。因此，在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。信息安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两个方面来理解。通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，保证系统运行安全；同时，还加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠。
2.制度创新。档案管理工作在实施过程中，能发挥其最大效能，靠的是企业提供的良好管理政策，才能规范地应用，以获得最好的效果。在现代化时代，文件与档案管理制度的建设与信息化管理是密不可分的，从规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑，企业需要在规章制度、业务规范、技术规则等几个层面，组织各业务部门，共同建立起企业级信息管理的标准规范体系。
3.服务创新。进入信息时代后，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，计算机为档案管理提供了前所未有的发展和创新空间。服务强调主动服务。档案部门要对产生的来源需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，调查了解用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式，有计划地对文件资源进行开发、利工提供服务。
总之，档案管理只是企业管理的一个部分、一个环节。只有整个企业实施规范化管理，档案管理工作和其他的管理环节才能环环相扣、相辅相成，使档案管理工作步入常规化、规范化的轨道，共同组成一个科学化、制度化、规范化、程序化的管理整体。
作者简介：梁琛(1979.12- )，男，汉族，河南开封人，助理经济师，大学本科，栾川龙宇钼业有限公司党委副书记；李占平（1984.11- ），男，汉族，河南通许人，工程师，大学本科，栾川龙宇钼业有限公司综合办室副主任