朱明黎 温州医科大学附属眼视光医院
摘要：我国信息事业不断发展的过程中，会计的业务执行主体也在悄然发生改变，随之会计档案管理工作也在进行着相应的改变。手工会计下使用的档案管理方式已经不再适合新时代信息化会计档案管理的建设要求，所以必须要强化会计信息化系统的档案建设，也就是加快会计档案管理的信息化建设工作，构建完整的财务档案以切实提升财务档案管理者的水平与财务管理的工作效率，以更好的状态适应新时代会计电算化的要求。文中对传统纸质档案的缺陷进行了简单阐述，并[来自Www.lw5u.Com]就会计档案的信息化建设提出了几点建议。
关键词：档案管理；信息化；会计
一、引言
会计档案管理工作有着十分重要的地位，不管是何种企业开展会计档案管理工作都是十分必要的。电子信息与网络技术应用范围不断扩大的过程中，各个企业的会计核算也已经从最初单纯的手工记账方式转变成使用会计电算化软件而开展的会计核算，会计档案管理的信息化发展趋势是时代的必然，企业会计档案管理的信息化指的是把之前的纸质会计档案的保存方式转变成为纸质和电子档案并存的档案实体服务工作，以实现企业会计档案数字化与网络化的建设要求。
二、传统纸质会计档案管理的缺陷
1.纸质会计档案时间久了字迹容易变淡消失
在我国《会计档案管理条例》中将会计档案的保存时间划分成了永久保存与定期保存两种。定期保存的年限又划分成了三年、五年、十年、十五年、二十年和二十五年这五种。但是在会计档案实际工作过程中，因为有些新技术工具的使用反而造成会计档案字迹难以长期保存，例如使用色带打印的发票，发票上面的数字有些在报销的时候就已经难以清除辨认，保存不到一年就可以变得模糊。原始凭证字迹的消失会对档案的查询造成巨大的不便，所以这种缺陷被不良用心的人利用时，必然会出现巨大的财务风险。
2.纸质档案阅读难度大
以医院为例，医院的规模不断扩大，门诊住院等各种经费的收支数量和金额的耗费也以每年递增的趋势在上升，在接受各种专项经费检查、查阅或者复印各种会计档案时，难度十分大。比如某一种国家级的医学科研项目需要进行经费审核，要求浏览几年时间内的项目周期执行内容与各种有关的会计执行凭证，有时要复印的资料在百份以上，就是一项简单的经费调查可能就需要会计档案管理人员花费半月有余的时间准备。所以纸质档案调阅的时候，缺少便利性。
3.纸质会计档案保存的安全性不足
会计档案的中包含的内容十分繁多，例如各种原始证明、账本、报表和其他一些资料等等。会计档案移交的过程中，一般财务部门和档案部门都是以册为单位移交的，而后期的存档也是以册的形式保存。因为企业人力、物力、财力的条件限制，有些时候保存难度是很大的，无法实行有效监管的目的。当某册的会计档案中某一份原始凭证调走，是无法在短时间内发现的，而会计档案保存的安全性直接受制于会计档案管理人员的从业素质，并没有直接硬性的规定。
三、建设会计档案信息化的建议
1.领导的重视与推动
领导人员信息化意识程度的高低直接决定了信息化建设的具体表现程度，因此领导人员需要对会计档案的科学管理观念有清醒的认识，认识到计算机与网络技术使用在会计档案工作中是受到时代必要性要求决定的，在资金、设备与人力等各个方面加大投入力度，将会计档案的信息化工作加入到日常工作规划与考核的区间范围内，经常性的询问此项工作的开展情况，以实现对会计档案工作情况实时[来自Www.lw5U.com]了解的目的。并且依照具体的工作情况提出合理的建议和要求，要会计档案人员依法执行有关工作内容，以帮助其将工作过程中遇到的实际难题解决。有关领导人需要对会计档案信息化的重要性与必要性有清楚认识，同时以强制性方式督促制度的建立与完善。并且在这个过程中加大会计法则的开展力度，加强有关负责人士的法制化观念，实行有法可依、违法必究的制度，让会计保持清清白白，保证会计档案建设工作在合法的区间内完成。
2.建立健全会计档案管理设备
各项设备是会计档案信息化建设过程中不可或缺的一项重点内容，也是档案信息资源开发利用与信息技术使用的前提与基础，但是其中的本质特征则是档案信息化网络管理要求，其属于档案信息传递、交流与资源共享的关键。项目启动的初期，财务单位与档案部门的工作人员需要建立密切的联系，加强沟通交流，从财务管理层面与档案管理的角度提出合适的设计条例，综合分析各方面的要求，以防止在系统运行的过程中有任何的不足或缺陷，提升工作效率。而财务软件方面的建设，需要使用绝对的保密方式，开展电子签单的制度，保证会计档案管理制度的安全性与可查性。
四、结语
会计档案信息化的发展建设必然会把会计档案的管理和信息技术的使用联系在一起，为后期会计档案管理工作带来全新的变革要求，同时也为会计档案管理工作带来新的挑战。因此会计档案信息化建设的过程中，需要加大监督力度，促进其朝着健康积极的方向发展。
参考文献：
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作者简介:朱明黎（1984.04- ），女，汉族，温州人，本科，会计师，温州医科大学附属眼视光医院