周先荣
中小学的行政例会是学校行政领导的经常性工作会议,一般来说,半个月或一个月召开一次,参加人员为中层副职以上干部。其目的是为了进一步促进学校管理工作的规范化、科学化,提高教育教学的管理水平,及时发现和解决学校教育教学管理过程中出现的各种问题,确保学校各项工作的顺利开展。但目前不少中小学的学校行政例会方式比较传统,内容比较陈旧,总是离不开学习和传达上级文件精神、各部门轮流汇报工作、布置下一阶段的工作等。这样的行政例会,既浪费了宝贵的时间,又消磨了管理团队的工作热情,很难调动起整个管理团队的创造潜能,最终变成了学校工作中的“鸡肋”。那么,校长应如何组织开好行政例会呢?
笔者在实际工作中压缩了常规工作汇报的时间,特别是属于通报性质的内容,一律以书面简报的形式由校办汇总后印发,与此同时,从拓展内容和丰富形式两个方面着手,将行政例会的花样做了以下创新。
培训式例会。对校长来说,每次行政例会都是培训干部的机会。学校的中层干部基本都身兼教学任务,缺乏管理经验,更难从宏观整体的角度思考学校管理问题。一个优秀的校长应该善于通过例会对干部进行管理观念、管理方法的培训,把身边的干部都培养成独当一面的能手。这样既增加了学校管理团队的实力,又替自己减轻了工作压力,同时也为地区的教育事业培养了后备干部,可谓一举多得。培训式例会不仅可以是校长来培训中层干部,也可以邀请高校的一些专家学者进行主题凝练的专题讲学。
分享式例会。学校管理团队每个成员都有自己独特的思想和经历,应该有一个平台来进行沟通和分享,以促进个体知识的有效传播,增加管理团队的群体智商。譬如在笔者的学校管理团队里,只有笔者一人在华东师范大学脱产攻读过硕士学位,所以笔者每次行政例会都讲一点在师大读书求学、参加研讨、旁听高水平讲座的体会,有时介绍一个管理原理,讲一个管理寓言,都起到了很好的效果。管理团队成员中谁最近看了一本好书,最近出去参观考察或进修培训,也都可以在例会上分享自己的所见所闻和所思所得。
论坛式例会。为加强学校管理团队成员之间智慧的碰撞和交流,我们每隔一段时间还组织论坛式例会,即提前选定一个主题,让管理团队的几个成员分别准备,到例会时各自演讲陈述,然后接受质询,把例会变成一次学术论坛和学术答辩,提高了管理团队的学术研究能力和表达能力。
会诊式例会。当学校出现了一些危机事件,或者有个别教师、学生存在着一些棘手的问题时,就需要开一次会诊式例会。不管是校长,还是职能部门负责人,一个人或少数几个人面对复杂问题时,难免会出现决策偏差。会诊式例会就是让所有的行政干部共同来思考破解难题的良方,通过集体智慧、集体决策来规避个别决策的风险,实现管理效能的最优化。
开放式例会。当有些例会需要做出关系师生利益的重大决策时,笔者通常把例会变成一种开放式例会,邀请教师代表和学生代表列席,并可以自由表达心声,这样的形式既是一种校务公开,同时也赢得了师生对学校管理层的尊敬和认同,调动了他们的主人翁意识。开放式例会的邀请对象并不局限于本校师生,还包括主管领导、教研员、督导、社会知名人士、社区负责人、学生家长……根据主题的不同可以邀请不同的对象来参加。如本校在制定招生政策时便邀请学区内的几所小学的负责人来参加例会,倾听他们的意见。
交流式例会。管理团队成员之间需要交流和分享,兄弟学校管理团队之间也需要交流和分享。笔者还经常邀请本区的一些兄弟学校开交流式例会。即两校所有中层以上干部全部出席,交流工作,进行研讨,互相学习,这也有助于管理团队管理经验和能力的提升。
总之,作为校长,千万不能把行政例会开成令人乏味的“鸡肋”会议,要开动脑筋,让我们的行政例会成为校务公开的一种形式,成为校本研修的一种方式,成为团队文化建设的一种途径。
(作者单位:江苏苏州市吴中区木渎实验中学)